Как провести новогодний корпоратив

Осень — лучшее время, чтобы подготовиться к декабрю. Отчеты, дедлайны и, конечно, планирование программы на корпоративный новый год. О последнем пункте стоит озаботиться уже сегодня. Пока у мест проведения есть свободные даты, у ивент-агентств — окошки, шоумены могут взять еще пару заказов, а цены на все это не подскочили до небес.

Расскажем, что сделать, чтобы потом как следует повеселиться на новогоднем корпоративе. Если коротко — определиться с форматом (выездное мероприятие, вечеринка в офисе, аренда какого-то заведения или лофта), подобрать наполнение и не упустить важные детали, которые будут возникать в процессе. 

Также мы составили список идей, их вы можете позаимствовать для праздника. Некоторые получится воплотить своими силами, в других случаях придется заказывать проведение в агентствах или у частных аниматоров.

Самые популярные стили для вечеринки — это, конечно, кино и мультвселенные. Также на корпоративы хорошо ложится стилистика ярких десятилетий. Важно, чтобы тематика явно читалась в декоре, дресс-коде, конкурсах и даже блюдах:

• Поттериана
• Вселенная Марвел
• Дискотека в стиле 90-х
• Шрек
• Космическая тематика
• Наруто
• Нуар
• Пираты Карибского моря
• В стиле Великого Гэтсби (30-х годов)
• СССР

Если сотрудники компании любят активный образ жизни, подойдет спортивное новогоднее мероприятие.

• Квест по офисным кабинетам. Кто же победит — бухгалтерия или отдел закупок?
• Веревочный парк — развлечение, в котором можно участвовать даже с детьми.
• Сноубординг.
• Турбаза — отдых за городом с прогулками на природе.
• Спортивный тимбилдинг.
• Езда на собачьих упряжках. Можно погладить щенят!
• Аренда ледового катка.
• Тюбинги — весело снежно, главное соблюдать технику безопасности.
• Горнолыжная база.
• Батутный центр.

Декор играет важную роль, поэтому не стоит им пренебрегать. Чем можно украсить помещение, чтобы усилить новогоднее настроение?

Поэтому для проведения новогоднего вечера больше не заказывают тимбилдинги, разделяя рабочие моменты и отдых. Конечно, не обязательно следовать этому правилу. Если очень хочется — можно провести тимбилдинг, но и в этом случае выбирайте более развлекательный формат.

Еще одна тенденция — диджитализация. Дополненная реальность, ИИ и так далее. Новейшие технологии занимают все более заметное место не только в производстве, но и на праздниках. 

Если у вас есть готовый много лет работающий скрипт по организации подобных мероприятий — поздравляем. Скорее всего, вы точно знаете, что, когда и в каких количествах заказывать, какое заведение бронировать для новогоднего корпоратива и кого из звезд приглашать. В таком случае можете заглянуть в начало статьи, где можно найти идеи и фишки, которые сделают развлекательную часть мероприятия еще круче. 

Второй вариант — довериться профессионалам. Ивент-агентство решит все вопросы с арендой зала, предоставить ведущего и фотографа и, конечно, подготовит и проведет программу, которую вы выберите.

Если же вы все-таки планируете работать праздником сами, но пока не знаете, что именно делать, или хотите убедиться, что ничего не забыли — рассказываем, как организовать вечер.

Определяемся с форматом

Самое основное, что нужно решить — планируете ли вы офлайн-мероприятие (в офисе, ресторане или за городом), или хотите новогоднюю вечеринку онлайн. Классический вариант пробовали все, о том, что стоит помнить при его организации, поговорим чуть ниже. 

А пока расскажем подробнее про веб-формат на примере того, как такие праздники проводим мы в EventyON, просто чтобы стало понятнее: 

1. Когда у нас заказывают онлайн-мероприятие, для начала мы определяемся с форматом, их у нас 10 на любой вкус. Планируем удобную дату проведения трансляции и доставки ингредиентов (если требуется) всем участникам из Москвы и области, а для иногородних — списки покупок.

2. Прорабатываем сценарий. По желанию можем включить видеопоздравление руководства, подведение итогов, игры, мастер-классы и другие активности.

3. Наши специалисты начинают работать над красивым оформлением страницы трансляции, на которой собирают всю необходимую информацию для участников.

4. В назначенное время запускается эфир, к которому присоединяются гости. Можно участвовать всей семьей! Модераторы следят, чтобы никто не потерялся. После вечеринки рассылаем видеозапись на память.

Онлайн-вечеринка подходит компании, где много удаленных сотрудников, которых не получится собрать в одном месте. Формат позволяет каждому почувствовать себя частью коллектива.

Также мы можем взять на себя организацию и проведение мероприятия у вас в офисе, на выезде или на одной их наших уютных площадок в центре Москвы. 

Вернемся к вопросам планирования.

Распределяем бюджет

Понятно, что у каждой конкретной компании свой бюджет, чтобы организовать праздник, и предпочтения. Но в среднем до 15% средств идет на бронирование площадки, столько же на техническое обеспечение (свет, звук). Львиная доля — до 40% — затраты на ужин и алкоголь, остальное идет на трансфер, программу, подарки. 

На чем точно не стоит экономить: свет и звук, безопасность, количество еды и алкоголя на человека, услуги ведущего. 

Технические заминки способны испортить впечатление от корпоратива и нервировать ответственных за проведение праздника. Если звук микрофона плохой, сотрудники не воспримут детали, а руководителю будет неприятно, что его слушают невнимательно.

О важности соблюдения мер безопасности везде, в том числе на новогоднем вечере не будем говорить, тут все понятно.

Хороший ведущий сделает праздник запоминающимся. Плохой — тоже, но совершенно в другом смысле.

И, конечно, вкусное угощение гостей — обязательная часть вечеринки. Вполне можно урезать траты, снизив число блюд или даже заменив ужин на фуршет, но количество еды и алкоголя на человека не должно пострадать.

Как еще можно снизить стоимость? Ранней бронью ресторана и заблаговременной покупкой билетов. Часто если заказывать профессиональную организацию корпоратива в агентстве, а не пытаться сделать все своими силами, тоже получается сэкономить. Можете просчитать все варианты и выбрать оптимальный.

Разбиваем мероприятия на блоки

Условно любой праздник можно поделить на несколько блоков:

1. Сбор гостей. До получаса.

2. Официальная часть: речь руководителя, награждение, краткие итоги. Отличный момент для приветственного фуршета и первого тоста. Разогрев. Продолжительность до часа.

3. Развлекательная часть с основным действом. Кульминация вечера — длится час, полтора. Если этот блок длинный, уместен антракт со сменой деятельности.

4. Ужин. На фон можно заказать номера в исполнении артистов. Продолжительность зависит от программы выступлений, не стоит слишком затягивать.

5. Игры, танцы и музыка — заключительная часть. До конца брони заведения или пока люди не начнут уставать. 

Каждый из этих блоков корпоратива может дополняться необходимыми элементами в зависимости от формата.

Придумываем фишки

Что делает вечеринку уникальной и запоминающейся? Концепция и фишки. Здорово если у компании есть какой-то ритуал. Если коллеги связаны чем-то большим, чем просто работа, это делает осмысленнее и их труд, и жизнь в целом.

Например, некоторые фирмы покупают подарки, выбирают деда мороза среди сотрудников и навещают детские дома или больницы.

Пишем сценарий

Необязательно прописывать все, но лучше, если вы будете знать примерное содержание каждой части, временные рамки и активности в разных локациях. Как будет организована фотозона? Чем гости могут развлечь себя между новогодних конкурсов? Есть ли запасной план у ведущего если что-то пойдет не так? Конечно, профессионал знает, как заполнить паузы на корпоративе, и что делать, если вдруг отказало оборудование. Но для вашего спокойствия стоит заранее прописать тонкие моменты.

Пишем речь для выступающих

К сожалению, официальная часть, включающая выступление руководителя — не самый интересный блок новогоднего корпоратива. При этом, конечно, без этого элемента не обойтись, ведь он действительно влияет на сплоченность коллектива и их преданность компании. Что же делать? 

Во-первых, постарайтесь не затягивать речь. Графики и длинные отчеты оставьте для корпоративных рассылок и собраний. Лучше озвучьте пару самых впечатляющих результатов и искренне поблагодарите за них коллег. Можно наградить сотрудников, добившихся отличных результатов, чтобы показать, как ценен их вклад в общее дело. 

Во-вторых, будет здорово добавить неожиданных элементов — экстравагантный внешний вид, шутки или даже песню. И пожалуйста, позаботьтесь, чтобы речь не читалась по бумажке. Лучше сказать пару искренних слов, чем монотонно зачитывать стандартный, написанный копирайтером текст.

Утверждаем бюджет, бронируем помещение, ищем ведущего

Теперь, когда вы хорошо представляете структуру вашего будущего корпоратива, можно отправить бюджет на утверждение, а после — решать формальные вопросы с бронью зала и заказом ведущего.