Сколько стоит корпоратив: из чего складывается смета

Два предложения на вечер для одной команды могут различаться в полтора-два раза, хотя обещают похожий праздник. Ответить, сколько стоит корпоратив, одной цифрой нельзя: итог определяет не абстрактный «уровень мероприятия», а конкретный набор статей сметы и число гостей, на которых делится постоянная часть затрат.

С 2012 года мы в EventyOn провели более 40 000 мероприятий в Москве и Санкт-Петербурге, и каждое начиналось с расчёта. В материале — статьи затрат, ориентиры по цене на человека, какие бывают скрытые доплаты и способы сэкономить без ущерба для вечера.

Итоговую сумму формируют несколько переменных, и влияние каждой видно до выбора меню. Именно поэтому цена корпоратива в Москве при похожих запросах колеблется от нескольких тысяч до десятков тысяч рублей на гостя.

Без ущерба для атмосферы можно управлять тремя факторами: датой, форматом и выбором площадки. Число гостей обычно задано штатом, а наполнение вечера зависит от его задачи.

Смета состоит из двух частей. Переменная растёт вместе с числом гостей: это меню и напитки. Постоянная от их количества обычно не зависит: аренда зала, звук, ведущий и оформление стоят одинаково для 20 и для 100 человек.

У небольшой команды постоянная часть делится на меньшее число участников, поэтому стоимость корпоратива на человека у неё выше. Сравнивать варианты сметы стоит по цене на одного гостя, а не по итоговой сумме.

Команде из 5–15 сотрудников выгоднее присоединиться к готовому вечеру: мини-корпоратив на мастер-классе проходит по расписанию, и постоянные затраты там распределены между всеми гостями.

Затраты удобно разбить на пять групп. Часть позиций всплывает только при согласовании договора, поэтому смета на корпоратив должна учитывать их с самого начала.

Когда корпоратив под ключ проводит EventyOn, площадка, кухня и программа находятся в руках одной команды, поэтому отдельной комиссии за координацию в смете нет.

Точные цены на корпоратив в Москве даёт только расчёт под конкретную дату, а ориентиры ниже показывают средний уровень рынка и не являются прайсом конкретной площадки.

Ориентиры по уровням бюджета

Разница между ценовыми коридорами складывается из меню, работы ведущего и оформления.

В EventyOn корпоратив по цене от 8500 ₽ за гостя можно провести на мастер-классе по расписанию, где ужин, напитки и программа уже включены.

Как размер команды меняет цену

Чем меньше коллектив, тем большая доля постоянных расходов приходится на каждого участника.

Для команды из 10–20 сотрудников цена корпоратива на человека заметно ниже в студии с готовой программой. Квиз для корпоратива в студиях EventyOn рассчитан на 2–160 участников.

Около половины сметы уходит на еду и напитки, по 15–25% на площадку и программу, остальное — на технику, оформление, логистику и резерв.

Когда бюджет корпоратива перекошен и программа забирает больше трети суммы, часть развлечений может заменить формат со встроенной активностью.

Решив заказать корпоратив, цену которого согласовали заранее, компании нередко получают итоговый счёт выше плана из-за мелких доплат.

Эти позиции покрывает резерв в 10–15% от общей суммы: тогда праздник не придётся урезать в последний момент. Если же запас не понадобился, остаток можно направить на подарки коллегам или фотосессию.

Тот, кто понимает, как рассчитать бюджет корпоратива, видит, что итог сдвигают решения, которые принимают ещё до бронирования: дата, формат и площадка.

Для небольших команд бюджетный вариант даёт мастер-класс по расписанию в Москве: при оплате от пяти мест действует скидка, а купить места можно на большое количество дат.

Некоторые сокращения гости замечают сразу: нехватка еды видна через час после начала, а плохой микрофон обесценивает работу даже сильного ведущего. Не стоит урезать и резерв, без которого любая доплата ломает план.

Воды, морсов, чая и кофе должно хватать всем гостям до конца вечера.

Когда понятно, из чего складывается стоимость корпоративов разного уровня, остаётся свести цифры в таблицу с колонками «статья», «количество», «цена за единицу» и «итого».

Возьмём условную смету на проведение корпоратива для 40 гостей с меню по 5000 ₽. Переменная часть составит 200 000 ₽, постоянная — 120 000 ₽, резерв — 32 000 ₽, а итог — 352 000 ₽, то есть 8800 ₽ на человека.

Сметы с одинаковым итогом могут включать разный набор услуг, поэтому важно их содержание.

Цену вечера считают на одного человека. Около половины сметы занимают еда и напитки, остальное делят площадка, программа, техника и логистика. Скрытые доплаты закрывает резерв в 10–15%, а главную экономию дают дата и формат, а не сокращение меню.

Разложите бюджет по статьям, и вопрос о том, сколько будет стоить ваш корпоратив, получит точный ответ.