Как эффективно провести деловое мероприятие   

Читать - 15 мин.

Дата публикации: 24.01.2025

 

Традиционные форматы организации деловых мероприятий давно устарели. Современной аудитории откровенно скучно на форумах и конференциях.

Отличный вариант в такой ситуации — поиск оригинальных вариантов проведения мероприятий, позволяющих решать серьёзные бизнес-вопросы и обмениваться ценными знаниями.

Расскажем, какие форматы встреч бывают, на что нужно обращать внимание при укреплении партнёрских отношений.

Основные цели проведения

Разнообразные форматы деловых ивентов способствуют:

налаживанию полезных знакомств;
рекламе новых товаров и услуг;
росту продаж;
расширению целевой аудитории;
повышению имиджа бренда в средствах массовой информации;
обмену знаниями, касающихся конкретной сферы бизнеса;
построению внутрикорпоративных связей;
увеличению лояльности к бренду со стороны партнёров.

Виды интерактивных деловых мероприятий

Разнообразные форматы деловых ивентов – важная часть коммуникации с партнёрами, клиентами, потенциальными инвесторами. Такие мероприятия – часть корпоративной культуры организации.

Современные виды ивентов идеально соответствуют мировому тренду под названием sharing economy, что означает «совместное потребление».

Основные причины востребованности деловых мероприятий для большой аудитории:

<h3>Нестандартные площадки</h3>

Нестандартные площадки

При проведении массовых деловых ивентов применяются не классические конференц-залы, а современные коворкинги, лофты, музеи.
<h3>Атмосфера</h3>

Атмосфера

Неформальная обстановка, способствующая налаживанию дружеских отношений.
По мнению специалистов в сфере психологии, даже нейтральная информация запоминается гораздо лучше, если она получена в непринуждённой атмосфере.

Особенно, если нужные сведения были поданы в качестве интерактива с возможностью дискутирования и обсуждения.
«Аквариум»

«Аквариум»

Суть этого ивента в обсуждении небольшой группой людей какой-либо горячей темы перед большой аудиторией. Это отличная возможность для выявления альтернативных точек зрения на трендовые темы.

Проведение «аквариумов» способствует выстраиванию доверительных отношений, делая механизм принятия бизнес-решений более прозрачным.

Длительность мероприятия – 1,5 часа. Такие ивенты отлично подходят:
  • в качестве современной альтернативы классическим панельным дискуссиям;

  • для привлечения аудитории к участию в ивенте;

  • в качестве альтернативы традиционным бизнес-дебатам.
PechaKucha

PechaKucha

При выборе такого способа презентации, как PechaKucha, необходимо представить 20 слайдов, на просмотр каждого из которых отводится примерно 20 секунд. Этот формат обрёл большую популярность. Он применяется не только в творческой среде, но и для обсуждения трендовых тенденций в предпринимательской сфере. Быстрый показ слайдов делает презентацию более динамичной и ёмкой.

Изначально этот формат появился для обсуждения современных веяний искусства и архитектуры, дизайнерских трендов. Но с течением времени он начал активно использоваться и для изучения туристических маршрутов, научных диссертаций, разнообразных исследовательских проектов. Характерная черта формата PechaKucha – наличие большого презентационного экрана, удобного таймера, предназначенного для отслеживания времени, просторной сцены.

Примерная продолжительность мероприятия – 90 минут. Популярная альтернатива традиционным массовым мероприятиям была создана для поощрения новых знакомств и общения, объединения людей, занятых в одной сфере деятельности.
World Cafe

World Cafe

Такие мероприятия представляют собой структурированный процесс бизнес-общения, обогащаемый знаниями его участников. В начале встречи происходит 20-минутное обсуждение заданной темы. Участники мероприятия делятся на группы по 4-5 человек, сидящие за круглым столом. После предварительного обсуждения один из членов каждого стола переходит в другую группу.

В мероприятиях формата World Cafe принимают участие и маленькие, и большие группы. Они хорошо подходят для:
  • общения участников, разделяющих общие интересы;

  • определения будущих бизнес-трендов в определённом контексте;

  • решения ряда вопросов в непринуждённой атмосфере;

  • проведения мероприятий, при организации которых происходит обмен ценных знаний между их участниками.
Неконференции (Unconference)

Неконференции (Unconference)

Основная цель ивента – содействие обмену накопленным опытом. Перед проведением основного мероприятия происходит сбор приглашённых участников и обсуждение дальнейших действий в формате Open Space. Отличительная черта такого ивента состоит в том, что ход мероприятия придумывается самими участниками. У любого из них есть возможность предложить свою сессию.

Такой формат организации мероприятий отлично подходит для того, чтобы получить ценную информацию по новой, ранее не изученной теме. Обмен опытом позволяет сделать обстановку ивента более неформальной, сгенерировать новые оригинальные идеи.
Технология Open Space

Технология Open Space

Деловые мероприятия проводят для достижения соглашения по сложным вопросам. Этот формат оптимален как для маленьких групп численностью менее 10 человек, так и для больших сообществ (более 2000 участников).

Технология Open Space предусматривает довольно сложную структуру: в том числе и участие опытного модератора. Она отлично подходит для тимбилдинга (посредством живого обсуждения и непринуждённого общения), обмена профессиональными знаниями.
Lunch with dancing

Lunch with dancing

Современные форматы проведения деловых встреч довольно лояльны к «чужеродным» элементам. Поэтому традиционный кофе-брейк можно разбавить динамичной паузой с танцами, поднимающей настроение и помогающей взбодриться. Примерная продолжительность Lunch with dancing – около 40 минут.

Организация ланча с танцами органично вписывается в программу 6-7 часовых деловых конференций. Такой способ налаживания делового общения идеален для обмена бизнес-мнениями, короткого, непродолжительного отдыха, знакомства участников друг с другом.

Еще одним интересным форматом является бранч с приготовлением блюд под руководством профессионального шеф-повара в EventyOn. Такой формат создает уютную и непринужденную атмосферу, способствуя как развитию дружеских связей, так и совместному поиску решений.

Участники получают возможность поучаствовать в кулинарном процессе, что превращает деловую встречу в незабываемый интерактивный опыт.

Ближайшие мастер-классы

ещё 100+ мастер-классов →
Silent congress (или бесшумный конгресс)

Silent congress (или бесшумный конгресс)

Вам наверняка приходилось слышать про такое модное ивент-направление, как «тихие дискотеки»? Такая активность позволяет танцевать и слушать приятную музыку, не доставляя неудобства окружающим. Композиции транслируются в беспроводные наушники через специальный передатчик.

Благодаря достижениям современных технологий в трансляции могут участвовать одновременно несколько диджеев. Каждый из участников «тихой дискотеки» сам выбирает, какие треки ему стоит предпочесть.

Тот же принцип хорошо подходит и для организации деловых конференций. С той лишь разницей, что приглашённые участники слушают не музыкальные композиции, а познавательные лекции, интересные выступления спикеров. Большое преимущество таких ивентов – экономия на аренде бизнес-пространства для проведения мероприятия.

Спикеры, делающие доклады по разным темам, могут параллельно выступать в одном помещении. У каждого из участников ивента есть возможность переключиться на другую интересную ему трансляцию. Такой формат востребован для изучения теоретических аспектов, которые не требуют немедленного обсуждения.
Бизнес-мероприятия
Бизнес-мероприятия (18+)
Организуем конференцию, презентацию или любое другое бизнес-мероприятие, которое запомнят
Аренда студий (18+)
Стильные кулинарные студии с профессиональным оборудованием для съемок, специальных проектов, презентаций и реализации других идей
Деловая игра "Битва идей" (18+)
Новинка
Команды создают инновационную идею нового продукта, применяя искусственный интеллект, а затем представляют его жюри, объединяя стратегию и творчество

Другие популярные форматы деловых мероприятий

Встречи, в которых принимают участие представители медиа, проводятся для объявления важных бизнес-новостей, демонстрации своих взглядов по актуальным вопросам. Они организуются и по таким важным поводам, как разработка инновационных технологий, юбилей компании.

Пресс-конференция – одна из самых эффективных возможностей привлечения внимания представителей СМИ и выхода на более широкую аудиторию.

<h3>Форум</h3>

Форум

Ивент, по своему формату напоминающий конференцию, но отличающийся от неё большим масштабом. Это касается как глобальности затрагиваемых тем, так и количества приглашённых участников, продолжительности мероприятия. Форумы предполагают участие представителей нескольких компаний, выступающих на равных.
<h3>Бизнес-игра</h3>

Бизнес-игра

В ходе бизнес-игры образовательный контекст выгодно сочетается с развлекательной составляющей. В основе такого рода деловых мероприятий – моделирование рабочих бизнес-процессов. Участникам ивента потребуется прийти к конкретному результату: командными усилиями или в одиночку.

Такая форма активно совершенствует навыки командной работы, способствует повышению стрессоустойчивости и скорости принятия важных решений, позволяет найти лидеров в трудовом коллективе.
<h3>Организация семинаров</h3>

Организация семинаров

Эта форма групповых мероприятий способствует прокачке управленческого мастерства и бизнес-навыков. Кроме того, на семинарах часто проходит обмен мнениями с деловыми партнёрами. Мероприятия может представлять собой заслушивание нескольких докладчиков под контролем руководителя, посещение мини-лекций спикера.

Обязательной частью семинара являются также практические задания, способствующие лучшему усвоению изложенной информации.
<h3>Проведение тренинга</h3>

Проведение тренинга

Краткосрочный ивент обучающего плана, которое, как правило, проводится для высшего и среднего руководящего звена компании. Тренинг предусматривает привлечение спикера, отлично разбирающегося в той или иной области. Он может включать в себя выполнение индивидуальных и групповых задач, посещение мастер-классов, лекции и проведение анкетирования.

Ивенты обычно посвящают получению специализированных бизнес-навыков, повышению квалификации сотрудников. Некоторые тренинги направлены и на совершенствование общих полезных навыков. К их числу принадлежат основы делового этикета и азы ораторского искусства.

Основная цель мозгового штурма – генерация коллективом интересных идей по какой-либо теме. Творческий ивент не предусматривает оценки высказанных гипотез с точки зрения их целесообразности и успешности.

Выше представлены далеко не все существующие форматы ивент-мероприятий. Кроме этого, существуют экспертные сессии, вебинары, воркшопы, саммиты, брифинги.

Основные этапы организации мероприятий

Выделяют следующие этапы подготовки важных мероприятий:

Выбор концепции ивента
Составление подробной сметы с указанным всех возможных расходов.
Создание сценария мероприятия
Осуществление информационной и рекламной поддержки делового мероприятия
Выбор удобной площадки для проведения ивента
Приглашение бизнес-спикеров, ведущих, артистов и т. д.
Подготовка полиграфической продукции
Организация питания и логистических процессов

Как выбрать оптимальный вариант организации интерактивного делового ивента?

При выборе формата встречи, преследующей деловые задачи, стоит ориентироваться на ряд критериев:

особенности бизнес-ниши;
цель ивента;
количество приглашённых участников;
потребность в использовании дополнительного оборудования;
оптимальная продолжительность мероприятия.

Сотрудники EventyOn охотно проконсультируют вас по поводу формата организации интерактивных деловых ивентов.

Чтобы не допустить досадных ошибок, сэкономить свои силы и время, обращайтесь к профессионалам!

 

Заказать корпоратив

Гости
15 гостей
Выберите тип мероприятия
Форум
Бизнес-игра
Проведение семинара
Проведение тренинга
Страт-сессия
Другое
Минимальная цена
от 80 000 руб. (дневные), от 90 000 руб. (вечерние), кроме мероприятий в декабре
Стоимость зависит от даты и количества гостей. Подробнее уточняйте у менеджера
Контактная информация

1 000 отзывов от гостей, которые уже побывали на наших мероприятиях

Ещё больше отзывов вы можете найти на Яндекс Картах
Замечательно отметили корпоратив в студии на Новинском. Прекрасная атмосфера, замечательная ведущая Александра, повара Олег и Валентин - мастера высокого уровня. Мы готовили вкуснейшую пасту, стейки и семифредо! Было очень весело весь вечер. Мы танцевали, пели, играли, готовили! А в конце было великолепное азотное шоу! Спасибо ребята!!! Отличный праздник нам устроили
Юлия Евсеева

Читайте также:

День рождения компании? Легко!
День рождения компании? Легко!
Подобрали для вас множество простых и незабываемых способов.
Как сплотить коллектив
Как сплотить коллектив
Подобрали для вас список легких и веселых игр для любой компании
Событийный маркетинг: что это такое, виды и примеры
Событийный маркетинг: что это такое, виды и примеры
Команда EventyOn подготовила для вас подробный гайд по организации событий и мероприятий.

Наши партнёры